Przy okazji wejścia w życie przepisów o KSeF przewidziano również pewne ułatwienia i uproszczenia formalności podatkowych o charakterze ogólnym. Jednym z nich są zasady rozliczenia korekt zmniejszających w VAT. Historia zmian regulacji prawnych w tym zakresie jest w ostatnich latach bardzo bogata.
Tak było…
Do 31 grudnia 2020 r. obowiązywały przepisy dotyczące ujmowania korekt in minus, zasadniczo, w okresie otrzymania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Przewidziana była także pewnego rodzaju fikcja umożliwiająca uznanie dostarczenia z uwagi na udokumentowaną próbę dostarczenia (tzw. żółta zwrotka pocztowa). Rozwiązanie to było o tyle łatwe, że wystarczyło wypełnienie pewnych czynności technicznych, aby efektywnie dokonać zmniejszenia podstawy opodatkowania w VAT. Jednocześnie, nabywca był odpowiednio zobowiązany do zmniejszenia VAT naliczonego również w okresie, w którym fakturę korygującą otrzymał.
Jednak w ramach pakietu SLIM VAT 1, począwszy od 1 stycznia 2021 r., została wprowadzona instytucja uzgodnienia. Co do zasady, ujęcie korekty przez sprzedawcę następuje obecnie w okresie, w którym zostanie spełniony ostatni z następujących warunków:
- wystawienie faktury korygującej;
- wystąpienie uzgodnienia pomiędzy stronami transakcji w zakresie warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania (np. ustalenia mailowe kontrahentów);
- spełnienie ww. warunków (np. zwrot płatności).
Z kolei skorelowany obowiązek nabywcy realizuje się w momencie wystąpienia z ostatniego z następujących zdarzeń:
- dokonania uzgodnienia oraz
- spełnienia warunków uzgodnienia.
W tym przypadku bez znaczenia pozostaje termin wystawienia faktury korygującej (w przeciwieństwie do sytuacji sprzedawcy).
Nowe reguły z założenia miały na celu ułatwienie dla podatników, lecz w praktyce nie osiągnięto takiego skutku. Śledzenie przez księgowość terminu wystąpienia ustaleń pomiędzy biznesem a nabywcą było bowiem bardzo żmudne i pracochłonne. Nawet jeżeli takie dochodzenie kończyło się „tylko” przesłaniem korespondencji z kontrahentem przez pracownika sprzedaży do pracownika księgowości, to nadal było działaniem wymagającym w obszarze komunikacji. Dużo firm, próbując sprostać tym wyzwaniom, zdecydowało się w tamtym czasie na wdrożenie procedur, które regulowały zasady przekazywania informacji i realizacji obowiązków w powyższym zakresie.
Tak będzie
Ustawa o obligatoryjnym KSeF, która ma wejść w życie od 1 lipca 2024 r., przewiduje różne zasady rozliczania korekt in minus, uzależnione od sposobu wystawienia faktury korygującej. W przypadku faktur ustrukturyzowanych, korekty in minus będą uwzględniane przez sprzedawcę w okresie wystawienia faktury korygującej, a przez nabywcę – w okresie jej otrzymania. Biorąc pod uwagę aspekt fakturowania w czasie rzeczywistym w praktyce, w większości przypadków obydwie daty będą tożsame. W odniesieniu zaś do faktur wystawionych poza KSeF wracamy do zasad obowiązujących przed SLIM VAT 1. Nadal bowiem część faktur, choć niewielka, nie będzie wystawiana w KSeF. W szczególności chodzi o faktury konsumenckie czy też fakturowanie podmiotów nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (do transakcji, w odniesieniu do której wystawiono fakturę) w Polsce. Od wspomnianych zasad przewidziano również pewne wyjątki, np. w odniesieniu do faktur wystawianych w okresie awarii KSeF.
Jak się przygotować do zmian?
Zmiany te będą pociągały za sobą konieczność aktualizacji ww. procedur, które wprowadziły firmy w zakresie korekt in minus. Nawet jeżeli organizacja nie posiada takiej procedury, to warto teraz – na etapie wdrażania KSeF, rozważyć taką opcję. Procedura może regulować również obieg dokumentów podatkowych z uwzględnieniem przepisów o obligatoryjnym KSeF, w tym również inne problemy praktyczne związane z korektami. Przykładowo należałoby ustalić reguły zmniejszające ryzyko wskazania błędnego NIP nabywcy. Pomyłka w tym zakresie pociąga bowiem za sobą daleko idące skutki w zakresie udostępnienia faktury i danych na niej wskazanych dla podmiotu zewnętrznego. Poza kwestiami danych osobowych warto również wspomnieć o tajemnicach handlowych przedsiębiorstwa, np. o zastosowanych cenach. W przypadku realizacji omawianego ryzyka procedura powinna również ustalać zasady korekty „do zera” w przypadku błędu w NIP nabywcy (zgodnie z wyjaśnieniami MF).
W korektach in plus po staremu
Na marginesie warto zauważyć, że w ramach obligatoryjnego KSeF w ogóle nie ulegają zmianie zasady korekt in plus w VAT.
Dla przypomnienia – zgodnie z obowiązującymi przepisami, sprzedawca dokonuje zwiększenia podstawy opodatkowania w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna tego zwiększenia.
Przepis ten również został uregulowany w ramach pakietu SLIM VAT 1 – tym razem jednak (w przeciwieństwie do korekt in minus) został jedynie dostosowany do wskazówek wypracowanych przez orzecznictwo. Natomiast nabywca dokonuje odpowiednio zwiększenia VAT naliczonego na zasadach ogólnych właściwych dla odliczenia VAT, tj. w okresie otrzymania faktury korygującej lub w trzech następnych okresach rozliczeniowych.
