Krajowy System e-Faktur wprowadzający obowiązek stosowania faktur strukturyzowanych zacznie obowiązywać 1 lipca 2024 roku. Część firm zaczęła już przystosowywać swoje programy księgowe do wystawiania e-faktur. Pojawia się w związku z tym pytanie, czy koszty ponoszone na wdrożenie KSeF mogą być objęte ulgą badawczo-rozwojową? Odpowiedzi szukamy w kolejnym odcinku naszego cyklu „Wdrażaj KSeF z ENODO”.
Wspieranie innowacyjności i rozwoju technologicznego stanowi kluczowy element strategii wielu firm i państw na całym świecie. Jednym z narzędzi, które mają na celu zachęcić przedsiębiorstwa do inwestowania w badania i rozwój (B+R) jest ulga B+R.
Zacznijmy od początku – czym jest ulga B+R?
Obowiązująca od 2016 r. ulga B+R, czyli ulga badawczo-rozwojowa, to instrument podatkowy, który poprzez wsparcie finansowe ma zachęcić przedsiębiorstwa do inwestowania w rozwój technologiczny i podnoszenia konkurencyjności na rynku. Jest to forma preferencji, która pozwala firmom zmniejszyć swoje obciążenia podatkowe poprzez dodatkowe odliczenie części wydatków poniesionych na działalność badawczo-rozwojową w wysokości do 200% kosztów kwalifikowanych poniesionych w ramach działalności B+R.
Ulga B+R jest dostępna dla różnych rodzajów firm, niezależnie od ich wielkości. Ubiegać się o tę ulgę mogą przedsiębiorstwa wykonujące innowacyjne projekty badawczo-rozwojowe, w szczególności w obszarach takich jak IT, medycyna czy produkcja. Ważne jest jednak, aby projekty te spełniały określone kryteria i wymagania, wówczas mogą być uznane za kwalifikujące się do ulgi B+R.
Zgodnie z definicją zawartą w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, działalność badawczo-rozwojową należy rozumieć jako działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Istotą tej definicji jest więc prowadzenie inwestycji, które muszą mieć cechy działalności twórczej i zawierającej w swoim zakresie badania naukowe lub prace rozwojowe.
Przez prace rozwojowe wchodzące w zakres tej definicji rozumie się natomiast nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
W praktyce najczęściej z ulgi tej korzystają firmy zajmujące się pracami informatycznymi, w związku z tym, że taka działalność jest objęta definicją działalności rozwojowej. Co istotne, prace B+R nie muszą prowadzić do innowacji na szeroką skalę, wpływając na cały rynek, na którym działa przedsiębiorca. Wystarczy, że opracowane w ramach B+R rozwiązanie będzie nowym projektem, czy też udoskonaleniem w skali firmy.
Czy ulgę B+R można zastosować przy wdrożeniu KSeF?
Mając na uwadze objęcie ulgą B+R działań związanych z oprogramowaniem komputerowym naturalnym pytaniem jest, czy ulgę badawczo-rozwojową zastosować w przypadku wdrażania KSeF.
Krajowy System e-Faktur, wprowadzający do polskiego systemu obowiązek stosowania faktur strukturyzowanych wystawianych w formacie xml zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 roku. Pozostało już niespełna 7 miesięcy na implementację tych zmian, zatem część firm już zaczęła przystosowywać swoje programy księgowe do wystawiania e-faktur.
Już w toku prac legislacyjnych nad ustawą o obligatoryjnym KSeF, z uwagi na wysoki koszt wdrożenia i przygotowania się do stosowania KSeF przez podatników, proponowano wprowadzenie ulgi podatkowej, która – chociaż w części – zrekompensowałaby koszty ponoszone na wdrożenie tego narzędzia. Zarówno na etapie konsultacji publicznych, jak i w toku prac Komisji senackiej nad ustawą zaproponowano, aby koszty, które firma musi ponieść na zakup oprogramowania, aktualizację systemów, dostosowanie systemów do raportowania poprzez KSeF, można było zaliczyć do kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową w wysokości 200% poniesionego wydatku.
Propozycja ta spotkała się jednak z oporem resortu finansów. Zgodnie ze stanowiskiem Przedstawiciela MF: „Postulat w zakresie zwiększenia ulgi B+R jest (…) trudny do realizacji. Jest on pewną preferencją dla firm, które wytwarzają jakąś wartość dodaną, a tutaj mamy po prostu zakup oprogramowania zewnętrznego. Ten postulat pod kątem systemowym jest dla nas niezrozumiały, ale argumentem przeważającym są tu bardzo istotne skutki budżetowe. Zresztą nie znamy systemu prawnego, który rekompensowałby przedsiębiorcom dostosowanie się do tak istotnych zmian. (…) warto też zwrócić uwagę na darmowe rozwiązania, z których mają możliwość korzystać mikrofirmy, wdrażając ten obowiązek”.
Analizując stanowisko MF, warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. W pierwszej kolejności, o ile wdrożenie KSeF trudno uznać za działalność badawczą, to jak najbardziej prace te mogą zostać uznane za działalność rozwojową. Jak wskazaliśmy wyżej, działalność rozwojowa ma bowiem na celu produkcję oraz projektowanie i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług. Nie obejmuje natomiast prac rutynowych czy okresowych.
Kto skorzysta z ulgi B+R przy wdrożeniu KSeF?
Zatem skoro prace związane ze wdrożeniem KSeF mogą zostać uznane za działalność rozwojową, to jakich podatników będzie dotyczyła ulga?
W pierwszej kolejności z ulgi takiej mogą skorzystać podmioty z branży IT, które tworzą oprogramowania związane z wdrożeniem KSeF.
Odnośnie podmiotów, które takie rozwiązania wyłącznie nabywają, należy przyznać rację MF. Sam zakup przez podatnika oprogramowania do wdrożenia KSeF od zewnętrznego sprzedawcy w sposób oczywisty nie wpisuje się w definicję działalności badawczo-rozwojowej. W związku z tym podatnicy, którzy swoje działania ograniczają jedynie do nabycia oprogramowania, nie skorzystają z ulgi.
Pozostaje jeszcze trzecia grupa podmiotów – szereg firm, w szczególności tych, które posiadają rozbudowane systemy księgowe, ze względu na rozmiar prowadzonych przedsiębiorstw. Nabywają one rozwiązania informatyczne przystosowane specjalnie do swoich potrzeb.
W wielu przypadkach część pracowników takich firm jest zaangażowana w proces wdrożenia KSeF, tj. we współpracę z dostawcami oprogramowania, identyfikację potrzeb biznesowych, opracowywanie wraz z dostawcami oprogramowania rozwiązań systemowych, a następnie ich testowanie.
Jeśli efektem takiej współpracy jest wprowadzenie zmian w procesie fakturowania i obiegu dokumentacji, warto rozważyć zastosowanie ulgi B+R, zabezpieczając się uprzednio wnioskiem o wydanie interpretacji podatkowej. Może się bowiem okazać, że część wydatków niesionych na KSeF będzie można w ramach ulgi odzyskać.
