Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi przełomową zmianę w zakresie wystawiania faktur sprzedażowych i odbierania faktur zakupowych w postaci ustrukturyzowanej. Od 1 stycznia 2022 r. funkcjonuje on jako opcja fakultatywna, ale prawdopodobnie już od 1 stycznia 2024 r. zostanie wprowadzony obowiązkowo dla prawie wszystkich podatników (bez względu na wielkość). O projekcie ustawy w tym zakresie pisaliśmy tutaj, tutaj i tutaj. Dzisiaj wskażemy plusy i minusy planowanych zmian.
KSeF – są plusy…
Wdrożenie KSeF wiąże z kilkoma obiektywnymi korzyściami płynącymi z korzystania z tego systemu. Przede wszystkim w ww. projekcie został utrzymany system zachęt przewidziany również dla wersji fakultatywnej KSeF. Chodzi w szczególności o preferencyjne warunki zwrotu VAT dla podatników korzystających z KSeF (w terminie 40 dni zamiast dotychczasowych 60 dni), jak również o wycofanie instytucji uzgodnienia i spełnienia warunków uzgodnienia w przypadku korekt in minus. Rewolucja w fakturowaniu pociągnie więc za sobą również kluczowe zmiany w fakturach korygujących. Moment możliwości pomniejszenia VAT należnego i równoległego obowiązku pomniejszenia VAT naliczonego będzie, co do zasady, zależał wyłącznie od daty wystawienia faktury korygującej w KSeF (bez dodatkowych wymogów w tym zakresie).
… ale są także minusy
Niestety równolegle do pozytywnych aspektów stosowania KSeF występują również potencjalne problemy praktyczne. Przede wszystkim, już na wstępie, część z dokumentów występujących obrocie, zostanie wyłączona z systemu. Chodzi przykładowo o kolejne egzemplarze faktur (fakultatywne duplikaty), noty korygujące, faktury wystawiane przy użyciu kasy fiskalnej czy faktury pro-forma.
Ponadto, użytkownicy KSeF powinni rozważyć uregulowanie lub dostosowanie obecnie obowiązujących zasad fakturowania i obiegu dokumentów. W szczególności nowe procedury powinny odpowiadać na potencjalne ryzyka niedostosowania systemu do realiów biznesowych, jak wysyłka masowa faktur przez podmioty z branży e-commerce (np. ewentualne odrzucenie przez system jednej faktury w paczce czy ograniczenia w KSeF liczebności faktur w paczce).
Procedury powinny wprowadzać także nowy mechanizm alokacji wydatków pracowniczych lub innych wydatków, w odniesieniu do których faktury trafiały w pierwszej kolejności do pracowników merytorycznych. Dotychczas faktury z tytułu wydatków służbowych, jak paliwo czy wyżywienie były opisywane przez pracowników i przekazywane do księgowości. Podobnie w przypadku faktur od dostawców usług, np. marketingowych czy usług związanych z realizacją konkretnego projektu budowlanego, które trafiały w pierwszej kolejności do sprawdzenia przez pracowników merytorycznych.
W nowej rzeczywistości faktury tego typu będą rozpoczynały swój bieg od drugiej strony, tj. od KSeF i księgowości. Konieczne wydaje się zatem określenie prawidłowej ścieżki i możliwości dostępu osób odpowiedzialnych za dekretację celem przeprowadzenia ich weryfikacji merytorycznej.
Wsparcie Enodo
W przypadku, gdyby byli Państwo zainteresowani przygotowaniem lub aktualizacją ww. procedur obiegu dokumentów lub analizą merytoryczno-techniczną elementów faktury oraz procesów biznesowych związanych z fakturowaniem w KSeF, z uwzględnieniem specyfiki Państwa działalności, zapraszamy do kontaktu.
Małgorzata Łodzińska-Tchórznicka, Associate w ENODO.
