Od kilku lat mamy do czynienia z realizowanym przez resort finansów procesem digitalizacji rozliczeń podatkowych. Po wprowadzeniu JPK kolejnym krokiem jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwiający kontrolowanie przepływu faktur wśród podatników. Podobnie jak w przypadku JPK, Ministerstwo Finansów przewidziało kilka etapów wdrażania nowego rozwiązania. Od 1 stycznia 2022 r. KSeF funkcjonuje jako opcja fakultatywna, a prawdopodobnie od 1 stycznia 2024 r. zostanie wdrożony w wersji obligatoryjnej (o projekcie ustawy w tym zakresie pisaliśmy tutaj).
W naszym cyklu poświęconym rewolucji w fakturowaniu piszemy dzisiaj o opracowaniu procesów poprzedzających integrację oprogramowania księgowego z KSeF. Na przygotowanie się do zmian nie ma wcale jednak dużo czasu. Wdrożenie nowego rozwiązania będzie bowiem, podobnie jak w przypadku JPK, wymagało w praktyce przeprowadzenia przez dostawcę oprogramowania zmian dostosowujących. W tym przypadku, przede wszystkim konieczna będzie integracja używanego dotychczas systemu księgowego z KSeF.
Fakturowanie bezpośrednio z KSeF czy integracja własnego systemu?
Teoretycznie możliwe jest oczywiście również wprowadzanie faktur bezpośrednio w KSeF. Niemniej jednak z uwagi na znaczną ilość danych, np. w zakresie stałych kontrahentów, oraz powiązanie systemów księgowych z dodatkowymi nakładkami (np. w zakresie płatności i wierzytelności) w dużych podmiotach może się to okazać nierealne.
Podobnie jak przy JPK, została opracowana schema pliku w formacie .xml podlegającego raportowaniu do organu podatkowego. Ww. format może jednak utrudniać zwizualizowanie faktury przez nabywcę umożliwiające weryfikację jej treści. Ponadto, w ramach KSeF nie przewidziano komunikatów informujących nabywcę o otrzymaniu faktury zakupowej. Co istotne w tym kontekście, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w momencie przesłania jej do KSeF przez sprzedawcę, a otrzymaną przez nabywcę z chwilą nadania jej numeru identyfikacyjnego w KSeF. Konieczne jest zatem bieżące sprawdzanie dostępności faktur w KSeF, zwłaszcza że często terminy płatności ustalone z kontrahentami zaczynają biec od terminu otrzymania faktury. Alternatywnie, dostawca oprogramowania może zapewnić dodatkową funkcjonalność przesyłającą informację o pojawieniu się faktury zakupowej w systemie oraz umożliwiającą zwizualizowanie treści faktury.
Uwaga na raportowanie w czasie rzeczywistym!
W przeciwieństwie jednak do JPK, raportowanie faktur będzie odbywało się w czasie rzeczywistym. Przy JPK zazwyczaj mamy jeszcze ok. 25 dni (po zakończeniu okresu rozliczeniowego a przed złożeniem pliku do organu podatkowego) na zweryfikowanie poprawności wprowadzonych danych czy skonsultowanie się z doradcą podatkowym. Natomiast w okresie między wystawieniem faktury a jej zaraportowaniem w KSeF nie będzie już możliwości przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji czy konsultacji. Wszelkie błędy, w tym zgłoszone przez nabywcę po otrzymaniu faktury, będą musiały zostać skorygowane w drodze faktury korygującej.
Podsumowując, dokonanie integracji oprogramowania z KSeF powinno zostać poprzedzone opracowaniem podatkowym procesów niezbędnych do uwzględnienia w funkcjonalnościach dodanych/zmodyfikowanych w ramach ww. integracji. Chodzi m.in. o możliwość wizualizacji faktury zakupowej, otrzymywania komunikatów o wystawieniu faktury przez kontrahenta czy sposobu akceptacji treści faktury przez kontrahenta przed jej wystawieniem.
W przypadku, gdyby byli Państwo zainteresowani przygotowaniem opracowania podatkowego przydatnego do integracji Państwa oprogramowania księgowego, to zapraszamy do kontaktu.
Małgorzata Łodzińska-Tchórznicka, Associate w ENODO.
