1 grudnia 2022 r. został opublikowany projekt ustawy wprowadzającej obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF) z dniem 1 stycznia 2024 r. (o publikacji projektu ustawy pisaliśmy już tutaj i tutaj). Od 1 stycznia 2022 r. KSeF funkcjonuje już jako opcja fakultatywna, umożliwiająca podatnikom testowanie nowego rozwiązania. Nowa formuła z jednej strony polega na łączeniu się z centralną bazą MF za pomocą interfejsowego oprogramowania, co w praktyce będzie wiązało się z koniecznością integracji używanego systemu księgowego z KSeF. Z drugiej zaś strony wprowadzony zostaje nowy format faktury (ustrukturyzowanej).
Wzór nowej faktury zawiera kilkaset pól…
Z czego tylko część jest obowiązkowa, pozostała część została opracowana przez MF w oparciu o występujące w praktyce biznesowej dodatkowe elementy na fakturze, nieprzewidziane w przepisach. Niemniej, wyodrębnienie pól obligatoryjnych od nieobligatoryjnych może okazać się dla podatników wyzwaniem. Ponadto, podatnicy mogą nie chcieć raportować wszystkich danych do organu podatkowego, jak m.in. warunki Incoterms czy terminy płatności. Jeśli zdecydujemy się na umieszczenie na fakturze np. terminu płatności, to jego wydłużenie, będzie być może powodowało konieczność wystawienia korekty faktury.
W ramach KSeF nie ma możliwości dodawania typowych załączników do faktur, np. specyfikacji czy zestawień. Alternatywnym rozwiązaniem technicznym wydaje się uwzględnianie w polu nieobligatoryjnym linku do chmury zawierającej dokumenty, które chcieliśmy załączyć do faktury.
Koniec z korygowaniem i anulowaniem faktur
Wejście w życie obligatoryjnego KSeF może spowodować zwiększenie faktur korygujących w obiegu fakturowym. Poza przyczynami wskazanymi powyżej, można wskazać na brak możliwości wystawienia noty korygującej do faktur wystawianych w KSeF. Ponadto, wyeliminowana zostanie z praktyki instytucja akceptacji czy anulowania faktury. Praktyka anulowania faktury nawet obecnie jest obecnie dość kontrowersyjna, zwłaszcza w kontekście faktur przesyłanych w formie elektronicznej. Po wejściu w życie KSeF będzie musiała zostać całkowicie wyeliminowana, a wszelkie zastrzeżenia nabywcy i modyfikacje z tym związane będą wymagały wystawiania korekt, co może znacznie zwiększyć ich ilość.
Faktura będzie bowiem uznawana za wystawioną przez sprzedawcę w momencie jej przesłania do KSeF, a otrzymana przez nabywcę w momencie nadania jej numeru identyfikacyjnego w KSeF. W konsekwencji, nabywca zgłaszając uwagi do treści faktury, nie może twierdzić, że jej nie akceptuje i żąda anulowania. Z kolei sprzedawca nie może twierdzić, że faktura nie została wprowadzona do obiegu prawnego i dlatego dokonuje anulowania.
Podsumowując, dokonanie integracji oprogramowania z KSeF powinno zostać poprzedzone przeprowadzeniem analizy merytorycznej schemy nowej faktury pod kątem podziału na pozycje obligatoryjne i nieobligatoryjne, jak również w zakresie ryzyk związanych z raportowaniem pól dobrowolnych (zwłaszcza, gdy podatnik wykazywał dotychczas dodatkowe informacje na fakturach). Warto również rozważyć opracowanie procesów ułatwiających korzystanie z KSeF/omijających ograniczenia wynikające z KSeF, np. sposób weryfikacji przez nabywcę danych, które dopiero mają się pojawić na fakturze (np. w formie podglądu) czy dodawanie załączników do faktury w formie linku do chmury.
W przypadku, gdyby byli Państwo zainteresowani przygotowaniem ww. analizy merytorycznej pozycji schemy lub ww. opracowaniem procesów dostosowujących KSeF do realiów biznesowych, to zapraszamy do kontaktu.
Zachęcamy do lektury poprzednich tekstów poświęconych tej tematyce
- Krajowy System e-Faktur obligatoryjny od 2024 r. Uwaga na sankcje!
- KSeF 2024: czas na opracowanie procesów poprzedzających integrację oprogramowania księgowego!
Małgorzata Łodzińska-Tchórznicka, Associate w ENODO.
