Czas potrzebny na wdrożenie KSeF zależy od wielu czynników. Trzeba wziąć pod uwagę rozmiar firmy, zaplecze techniczne i informatyczne oraz liczbę osób zaangażowanych w proces fakturowania. W efekcie może to potrwać od kilku do kilkunastu miesięcy. Najlepiej zaplanować prace dzieląc je na etapy.
Zacznijmy od początku, czyli wyjaśnienia, czym jest e-faktura
W odróżnieniu od standardowych faktur obowiązkowe faktury ustrukturyzowane:
- zawsze będą zapisywane w formacie XML,
- będą miały taką samą strukturę logiczną,
- każda e-faktura będzie miała nadany indywidualny numer KSeF,
- będą dostępne w bazie prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. Organy podatkowe będą miały do nich dostęp 24h/7 dni w tygodniu,
- nie będzie możliwości wysyłania ich z załącznikami. Oznacza to, że wszelka dodatkowa dokumentacja będzie musiała być przesyłana/udostępniana oddzielnie,
- nie będzie również możliwości wycofania lub anulowania faktur z KSeF.
Podziel proces wdrożenia na etapy
W przypadku małych przedsiębiorstw, wystawiających niewielką ilość faktur miesięcznie, e-faktury będą mogły być wystawiane i odbierane przy użyciu darmowych narzędzi dostarczonych przez Ministerstwo Finansów.
Średnie i duże przedsiębiorstwa, które otrzymują i wystawiają setki faktur, będą zmuszone korzystać z programów komercyjnych umożliwiających integrację systemów księgowych z KSeF. Jednocześnie, sam proces wdrożenia KSEF może okazać się dla nich o wiele trudniejszy, co wynika z rozbudowanej struktury organizacyjnej i dużej ilości osób zaangażowanych w proces obiegu faktur.
Prace wdrożeniowe można podzielić na kilka etapów
Krok 1. Wybór zespołu projektowego oraz przygotowanie harmonogramu prac wdrożeniowych.
Krok 2. Analiza procesów wystawiania, odbioru i obiegu faktur, elementów obecnie wystawianych faktur oraz dokumentacji towarzyszącej pod kątem elementów faktury ustrukturyzowanej oraz możliwej automatyzacji procesów.
Krok 3. Przystosowanie systemów księgowych do wymagań KSeF (wdrożenie KSeF może wymagać inwestycji w nowe oprogramowanie, sprzęt komputerowy, a także infrastrukturę sieciową, taką jak serwery czy zabezpieczenia).
Uwaga! KSeF to wyłącznie system IT, służący do wystawiania, otrzymywania oraz do dostępu do e-faktur i ich oznaczania numerem KSeF. Nie ma on jednak funkcji takich jak klasyczny system księgowy. Dokonując wysyłki faktur ustrukturyzowanych, podatnik nie będzie w stanie przesłać żadnych załączników lub też uzyskać notyfikacji czy jakakolwiek pozycja schemy jest wypełniona nieprawidłowo. Nie ma również możliwości uzyskiwania informacji o błędach rachunkowych, błędnych danych nabywcy lub otrzymania nowych faktur zakupowych. Każdy podatnik, który zdecyduje się korzystać z rozwiązań komercyjnych do obsługi KSeF, będzie zatem zmuszony niezależnie podjąć decyzję, w jakie funkcjonalności wyposażyć własny system księgowy powiązany z KSeF.
Krok 4. Wdrożenie odpowiednich procedur i wytycznych dotyczących wdrożenia KSeF (szczególnie przydatne w firmach, gdzie występuje rozbudowany obieg dokumentów i struktura organizacyjna).
Krok 5. Przeszkolenie pracowników zaangażowanych w proces obrotu fakturami w systemie KSeF.
Krok 6. Etap testowy, w trakcie którego podatnicy stopniowo będą wdrażać system do rzeczywistych procesów biznesowych, identyfikować ewentualne problemy oraz przeprowadzać ewaluację w celu oceny jego efektywności.
Uwaga! Przeprowadzenie wymienionych działań może być procesem czasochłonnym, zatem aby mieć pewność, że wszelkie prace zostaną ukończone przed 1 lipca 2024 r., należy rozpocząć je jak najszybciej. Trzeba mieć na uwadze, że finalizacja tych działań może być również uzależniona od gotowości technicznej i czasowej innych przedstawicieli rynku, takich jak firmy IT.
Już za tydzień: kto i kiedy będzie miał obowiązek wystawiania e-faktur?
