Na etapie konsultacji publicznych podatnicy zgłaszali liczne zastrzeżenia do projektu ustawy o obligatoryjnym KSeF. Dotyczyły one m.in. awarii i niedostępności KSeF (tzw. tryby offline). Ostatecznie udało się wypracować rozwiązanie przewidujące zarówno awarię po stronie administratora aplikacji, jak i niedostępność po stronie podatnika i organu (spowodowanej np. pracami serwisowymi). Tryby te różnią się przede wszystkim formą wystawiania faktur i ich korekt poza KSeF oraz zasadami przesłania dokumentów do KSeF po ustaniu problemów technicznych.
W trakcie obowiązywania komunikatu o awarii na stronie BIP MF czy istnienia niedostępności KSeF (zarówno po stronie organu, jak i podatnika) – faktury wystawia się zgodnie ze schemą, a jedynie udostępnia nabywcy poza KSeF. W przypadku zaś, gdy komunikat o awarii jest udostępniany w środkach społecznego przekazu, wystarczająca będzie forma papierowa lub zwykła elektroniczna.
Jeżeli zaś chodzi o działania po zakończeniu trybu, to powinny one nastąpić w ciągu:
- 7 dni roboczych od dnia wskazanego w ostatnim komunikacie w sprawie awarii;
- 1 dnia roboczego od wystawienia faktury poza KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika;
- 1 dnia roboczego od zakończenia niedostępności spowodowanej przez organ.
Uwaga na kary!
Co istotne, za nieprzesłanie faktur z trybów offline do KSeF została przewidziana kara finansowa analogiczna do sankcji przewidzianej za standardowe niewystawienie faktury w KSeF (tzw. tryb online), tj. wynoszącą nawet do 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze (o szczegółach kar niezaraportowania w KSeF będziemy pisać w jednym z kolejnych artykułów).
Problemy praktyczne
Zgodnie z wyjaśnieniami MF, obowiązek przesłania faktury do KSeF po jej wystawieniu w trybie offline ma jedynie na celu przydzielenie numeru identyfikującego i nie powinno powodować dualistycznego funkcjonowania faktury wystawionej poza KSeF i przesłanej do KSeF (np. w zakresie ryzyka pustych faktur). W praktyce jednak należy liczyć się z problemami praktycznymi w tym obszarze. Przede wszystkim nabywcy muszą pamiętać o śledzeniu daty otrzymania faktur „awaryjnych” poza KSeF w kontekście właściwego terminu odliczenia VAT.
Wspólne elementy dla obu trybów offline
Wiele elementów dla obydwu trybów offline jest jednak spójnych. Przykładowo, faktury z tych trybów udostępnia się poza KSeF nabywcy w uzgodniony z nim sposób. Jednocześnie, należy zapewnić oznaczenie kodem QR umożliwiającym nabywcy dostęp do tych faktur po ich przesłaniu do KSeF. Analogiczne obowiązują również zasady ustalania daty wystawienia i odbioru ww. faktur. Zasadniczo w pierwszym przypadku będzie to data wskazana przez sprzedawcę na fakturze, w drugim zaś – data faktycznego otrzymania przez nabywcę lub data przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF (w zależności, które ze zdarzeń wystąpi wcześniej).
Co z korektami?
Tryby offline dotyczą nie tylko faktur pierwotnych, ale również korekt do nich. Trzeba jednak pamiętać, że fakturę korygującą można wystawić dopiero po przydzieleniu numeru identyfikującego dokumentowi, do którego wystawiana jest korekta. Istnieje zatem ryzyko, że wystawienie kolejnej faktury korygującej do korekty w przypadku ciągłości trybu offline (bez przerwy w awariach/niedostępnościach) będzie w praktyce uniemożliwione. Warto również zwrócić uwagę na reguły ujmowania dla potrzeb VAT korekt in minus wystawionych w tych trybach. Co do zasady, rozliczenie powinno nastąpić w okresie otrzymania potwierdzenia dostarczenia korekty do nabywcy lub okresie przesłania jej do KSeF (w zależności, które ze zdarzeń wystąpi wcześniej).
Konieczne procedury i szkolenia
Jak widać, zasady fakturowania w trybach offline znacząco odbiegają od standardowego wystawiania faktur w KSeF. Multiplikacja możliwych scenariuszy, które należy uwzględnić w poszczególnych przypadkach, może okazać się wyzwaniem dla organizacji. Nie tylko pracownicy księgowości mogą mieć problemy z ich prawidłowym zastosowaniem, ale również inne osoby, np. odpowiedzialne za wystawianie faktur sprzedażowych, czy też odbiór faktur zakupowych i ich prawidłową dekretację.
Dlatego warto zabezpieczyć przed tym ryzykiem poprzez odpowiednie uregulowanie zasad działania w ramach poszczególnych scenariuszy (np. w drodze procedur wewnętrznych) oraz przeszkolenie pracowników w tym zakresie.
