Kontynuując nasz cykl „Wdrażaj KSeF z Enodo” tym razem poruszymy temat możliwości doręczania faktur poza KSeF, oznaczania takiej faktury kodem QR oraz wizualizacji e-faktury.
Doręczanie faktur poza KSeF
Zasadniczo, od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą zobligowani do fakturowania w KSeF. Ustawa wymienia jednak katalog wyjątkowych przypadków, w których obowiązek w tym zakresie nie wystąpi. Przewidziane zostały również sytuacje zobowiązujące podatników do fakturowania w KSeF, ale umożliwiające jednocześnie udostępnienie tych dokumentów w sposób uzgodniony z nabywcą, w tym również poza KSeF. Chodzi w szczególności o transakcje realizowane na rzecz podmiotów nieposiadających w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczącego w danej transakcji. W rachubę wchodzą również transakcje, dla których miejscem świadczenia jest inne państwo niż Polska.
Kod QR
W przypadku doręczania faktur poza KSeF, jak również przy innym użyciu faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, podatnik będzie zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do e-faktury w KSeF oraz weryfikację danych w niej zawartych. Przez inne użycie e-faktury należy również rozumieć użycie jej poza systemem, gdy wcześniej faktura została przesłana do KSeF po okresie jego awarii lub niedostępności. Ponadto, gdy nabywcą nie jest podatnik VAT czynny, wystawca ma obowiązek oznaczenia faktury kodem QR w przypadku użycia jej poza KSeF albo podania kodu QR wraz z danymi umożliwiającymi zidentyfikowanie faktury. Alternatywnie nabywca może zwolnić sprzedawcę z ww. obowiązków.
Sposób oznaczania e-faktur został uregulowany w projekcie rozporządzenia MF z 23 grudnia 2023 r. Przepisy te mają wejść w życie równolegle z ustawą o obligatoryjnym KSeF. Kod weryfikujący stanowi unikalny ciąg znaków przedstawiony w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015 wraz z podaniem numeru identyfikującego fakturę. W przypadku faktur wystawianych w okresie awarii lub niedostępności KSeF zamiast numeru identyfikującego stosuje się oznaczenie „OFFLINE”. Celem kodu jest zapewnienie m.in. dostępu do treści faktury w KSeF.
Zagadnienie kodów QR budzi liczne wątpliwości praktyczne, a ww. projekt rozporządzenia nie eliminuje ich całkowicie. W szczególności zastanawia kwestia obowiązku oznaczenia faktur wysłanych poza KSeF w innych formach niż papierowa czy dokument elektroniczny w pdf, np. w postaci pliku .xml. Z kolei brak oznaczenia kodem QR budzi obawy w zakresie prawidłowości takiej faktury i kwestii odliczenia VAT (o których to kwestiach pisaliśmy w artykule: link).
Wizualizacja e-faktury
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej jest czynnością polegająca na przetransponowaniu jej treści w formacie .xml do formy obrazu czytelnego dla odbiorcy poza KSeF (np. plik PDF) w sposób zgodny ze strukturą logiczną schemy. Kluczowa w tym zakresie jest zgodność ze strukturą logiczną e-faktury oraz czytelność dokumentu. Według nieoficjalnych wyjaśnień MF faktura musi zawierać elementy wynikające ze schemy, ale wizualizacja może dodatkowo zawierać dopiski o charakterze branżowym – jak logo firmy czy inne informacje marketingowe. Część dodatkowych informacji można wprowadzić również bezpośrednio, uzupełniając schemę, np. poprzez wypełnienie pola DodatkowyOpis.
Wdrożenie KSeF – integracja oprogramowania musi być zgodna z przepisami podatkowymi!
Zagadnienia doręczania faktur poza KSeF i ich wizualizacji rodzi szczególnie wyzwania pod kątem technologicznym. W zależności od sytuacji podmiotu warto rozważyć np. możliwość dostarczania/odbierania faktur ustrukturyzowanych przy fakultatywnym KSeF, czy też wdrożenie automatycznego wysyłania e-faktur poza systemem do podmiotów niekorzystających z KSeF. Zanim jednak przejdziemy do ustaleń z dostawcą integracji oprogramowania, warto potwierdzić z doradcą ograniczenia wynikające z przepisów prawnych. Może się bowiem okazać, że wdrożenie pewnych rozwiązać będzie kosztowne, ale możliwe wyłącznie od strony technicznej, a nie podatkowej.
Małgorzata Łodzińska-Tchórznicka, Senior Associate w ENODO.
Bartłomiej Sztendur, Senior Analyst w ENODO.
