W poprzednim artykule z cyklu: „Wdrażaj KSeF z Enodo” opisaliśmy zagadnienia związane z wystawianiem faktury w KSeF. Dzisiaj spojrzymy na tę kwestię z perspektywy drugiej strony transakcji – nabywcy i analizujemy najważniejsze aspekty związane z odbiorem faktury w KSeF.
Dzień otrzymania faktury
Jak wskazuje funkcjonujący już obecnie art. 106na ust. 1ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm., dalej: VATU), faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego. Zatem co do zasady to ten dzień będzie uznawany za dzień odebrania faktury. Data ta będzie widoczna dla odbiorcy e-faktury w systemie.
Podatnik nie będzie miał możliwości odmówić jej przyjęcia. Można zatem powiedzieć, że dzień odebrania faktury KSeF będzie niezależny od jego działań.
Otrzymanie faktury przez nabywcę niezobowiązanego do korzystania z KSeF
Opisane wyżej zasady nie znajdą rzecz jasna zastosowania, gdy faktura będzie wystawiana na rzecz:
- nabywców nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub też
- gdy zagraniczny nabywca posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę albo
- faktura będzie wystawiana dla nabywcy w celu udokumentowania świadczenia, którego miejsce jest terytorium innego państwa niż Polska (dalej łącznie: Nabywca poza KSeF)
– jeśli podmioty te nie zdecydują się korzystać z KSeF.
W takiej sytuacji faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana w sposób z nim uzgodniony. Wówczas za datę otrzymania faktury przez nabywcę uznaję się datę faktycznego otrzymania faktury przez takiego nabywcę (art. 106na ust. 4 VATU w brzmieniu od 01.07.2024; dalej: VATUK).
Otrzymanie faktury wystawionej w czasie awarii KSeF
Szczególne zasady identyfikacji dnia otrzymania faktury określone zostały na wypadek:
- awarii KSeF, o której informacja pojawi się na stronach BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym,
- trwania niedostępności KSeF,
- w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria.
Za datę otrzymania faktury wystawionej poza KSeF (zgodnie ze wzorem) z jednego z wyżej wymienionych powodów, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę (udostępnienie nabywcy odbywa się w sposób z nim uzgodniony). Jeśli jednak ta data jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (podatnik jest zobowiązany przesłać do KSeF fakturę wystawioną poza KSeF w ustawowo określonym terminie), za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.
W przypadku wystawienia faktury poza KSeF na rzecz nabywcy poza KSeF, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez taki podmiot (art. 106nf ust. 10 VATUK i 106nh ust. 4 VATUK).
Weryfikacja otrzymywanych faktur
Automatyzację procesu wysyłki faktury z jednej strony można uznawać za spore uproszczenie, które powinno umożliwić nabywcy szybsze otrzymywanie faktury, ale z drugiej strony niesie to ze sobą ryzyka dla odbiorcy faktur.
Wszystkie faktury zakupowe przesyłane w ramach KSeF trafiać będą do jednego wielkiego zbioru. Nie będzie możliwe wstępne filtrowanie faktur przez poszczególne działy/pracowników, tak jak jest to możliwe obecnie. Do takiego zbioru będą także trafiać faktury dotyczące zakupów pracowników.
Podatnicy, którzy będą otrzymywać faktury w KSeF, powinni zatem dokonać dokładnej analizy obiegu dokumentów i informacji w przedsiębiorstwie. Będzie to niezbędne, aby prawidłowo ustalić sposób postępowania i procedury odbierania oraz przetwarzania takich faktur, w szczególności w zakresie identyfikacji i akceptacji faktury, sprawdzenia jej poprawności merytorycznej i procesowania płatności. Tylko w taki sposób możliwe będzie zapanowanie nad ogromem dokumentów, który zacznie spływać do przedsiębiorstwa. Pomocne może okazać się także opracowanie systemu oznaczania faktur zakupowych, tak aby możliwe było powiązanie faktur z danymi projektami/umowami/pracownikami, ale wymagałoby to uzgodnienia z kontrahentem wystawiającym faktury.
Postępowanie zgodnie z procedurami będzie szczególnie istotne, aby w rozliczeniach podatkowych nie znalazły się wadliwe/budzące wątpliwości podatnika faktury, które mogłyby zostać automatycznie pobrane z KSeF przez system księgowy podatnika. Przestrzeganie procedur powinno także pozwolić zidentyfikować potencjalne fałszywe faktury, tzw. faktury scamowe. Zgodnie z zapowiedziami KSeF ma też pozwalać oznaczać takie dokumenty, aby łatwiej było wyeliminować to zjawisko. Obecnie trwają także prace w MF nad wprowadzeniem funkcji ukrywania w KSeF wybranych faktur.
