W poprzednim artykule pisaliśmy o korektach zmniejszających VAT. Dzisiaj przedstawimy najważniejsze kwestie związane z wystawianiem faktur, takie jak data dokumentu, jego wizualizacja oraz wprowadzenie kodu QR weryfikującego e-faktury. Odpowiemy również na pytanie, czy warto uzupełniać wszystkie fakultatywne pola struktury logicznej faktury.
Data wystawienia faktury
Jako wystawcy faktur, musimy pamiętać, iż obowiązuje nas termin wystawienia faktury przewidziany w przepisach ustawy o VAT. Dlatego z perspektywy wystawcy istotne są wszelkie regulacje dotyczące daty wystawienia faktury w KSeF. Co do zasady za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się dzień jej przesłania do KSeF. Należy pamiętać, że za datę wystawienia nie będzie uznawana data wskazana przez wystawcę faktury, czy też wygenerowana w zewnętrznym systemie księgowym.
Co istotne przesłanie faktury do KSeF nie zawsze jest jednoznaczne z tym, że dokument został skutecznie wystawiony. Powyższą okoliczność potwierdza dopiero nadanie w systemie KSeF specjalnego numeru identyfikującego fakturę, co znajduje potwierdzenie w urzędowym poświadczeniu odbioru dokumentu elektronicznego w KSeF (tzw. UPO). Zatem UPO zawiera datę wystawienia e-faktury i najczęściej będzie ona zbieżna z datą jej otrzymania przez nabywcę (choć nie zawsze).
Co w przypadku awarii systemu KSeF?
Fakturę wystawioną w czasie ogłoszonej niedostępności systemu nazywa się fakturą offline, zaś datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika. To ta data będzie widniała w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po jej wprowadzeniu do systemu KSeF, już po ustaniu awarii. W przypadku awarii systemu KSeF za datę odbioru faktury offline uznaje się datę jej faktycznego otrzymania, jeżeli została przesłana nabywcy poza KSeF, przed jej wprowadzeniem do systemu.
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej
Istotnym zagadnieniem związanym z wystawieniem faktury jest możliwość korzystania z wizualizacji faktury ustrukturyzowanej. W praktyce rynkowej faktura często zawiera dodatkowe elementy np. logo przedsiębiorcy, czy też informacje marketingowe. Z uwagi na brak uregulowań co do zakresu danych na wizualizacjach faktur, pojawiły się wątpliwości, czy taka wizualizacja powinna odzwierciedlać dane tożsame z tymi, które są zawarte w pliku XML (format faktury ustrukturyzowanej), czy też może zawierać dodatkowe informacje w stosunku do samej faktury ustrukturyzowanej.
Jak wynika z informacji przekazanej przez Ministerstwo Finansów, dopuszczalne jest zawieranie na wizualizacji faktury dodatkowych informacji względem tym, które są wymagane w strukturze logicznej FA(2). Oznacza to, że faktura musi być w pełni zgodna ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej, ale może zawierać dodatkowe elementy np. logo firmy.
Oznaczanie faktur kodem QR
Istotnym zagadnieniem związanych z wizualizacją faktur jest wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów nowego wymogu oznaczania faktur za pomocą kodu QR w ramach KSeF. Umożliwi to weryfikację ich poprawności oraz zgodności wystawionych faktur ze strukturą logiczną KSeF. Rozwiązanie to opiera się na założeniu, że wystawca będzie zobowiązany każdą fakturę, w momencie jej wizualizacji, oznaczać kodem weryfikującym. System KSeF natomiast ma zapewnić funkcjonalność umożliwiającą, weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz, czy dane w niej zawarte są poprawne.
Jeśli faktura ustrukturyzowana używana poza KSeF nie zostanie oznaczona kodem QR, powinno to rodzić po stronie odbiorcy faktury wątpliwość, czy dokument został wystawiony w KSeF lub też, czy wystawił ją podmiot uprawniony. Zatem wypełnienie obowiązku oznaczenia wizualizacji faktury kodem QR będzie istotne w relacjach pomiędzy podmiotami biorącymi udział w obrocie gospodarczym. Po zeskanowaniu kodu QR odbiorca faktury otrzyma bowiem informacje niezbędne do weryfikacji prawidłowości wystawionej faktury.
Co z polami fakultatywnymi?
Jako wystawcy faktur, mamy ostateczny wpływ na zakres informacji, które są na niej umieszczone. O ile w przypadku pól obligatoryjnych struktury logicznej wystawca jest zobowiązany do ich wypełnienia, to w przypadku pól fakultatywnych, należy każdorazowo zastanowić się, czym może skutkować podanie konkretnej informacji. Przykładem takich może być wskazanie na fakturze symboli PKWiU, Nomenklatury Scalonej (CN), Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB), czy też informacji dotyczących transportu towarów lub warunków Incoterms. W przypadku informacji zamieszczanych w polach fakultatywnych faktury ustrukturyzowanej odradzamy kierowanie się dewizą „więcej znaczy lepiej”.
