Rewolucyjne przepisy ustawy o VAT[1] wprowadzające obowiązkowy KSeF wejdą w życie od 1 lipca 2024 r. Warto jednak zwrócić uwagę, że pewne mniejsze zmiany zaczęły obowiązywać już 1 września 2023. Przyjrzymy się im w ramach tej części naszego cyklu „Wdrażaj KSeF z ENODO”.
Uproszczenie w zakresie wystawienia faktury zaliczkowych
Wprowadzone uproszczenie polega na możliwości (jest to rozwiązanie fakultatywne) niewystawiania faktury zaliczkowej, jeśli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty z tytułu zaliczki, w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na których poczet otrzymał całość lub część tej zapłaty [art. 106b ust. 1a Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm. Dalej: VATU)].
O opisywanym powyżej uproszczeniu w zakresie wystawiania faktur zaliczkowych mówiło się już od dłuższego czasu. Początkowo miało ona zostać wprowadzona w ramach pakietu poprawek SLIM VAT 3, ale ostatecznie uwzględnione zostało w ramach ustawy, wprowadzającej obowiązkowy KSeF. Powyższa zasada, chociaż dopiero teraz wprowadzona do ustawy o VAT, w praktyce już od pewnego czasu była akceptowana przez organy podatkowe, które potwierdzały, że podatnik może zrezygnować z wystawienia faktury zaliczkowej i ograniczyć się do wystawiania faktury końcowej, w której uwzględni całość dokonanej dostawy (tak np. interpretacja Dyrektora KIS z 6 marca 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.858.2022.2.AB).
Zgodnie z wprowadzonymi przepisami, uproszczenie to można jednak zastosować wyłącznie w przypadku faktur, których termin wystawienia jest określany na zasadach ogólnych. Nie jest to natomiast dopuszczalne w odniesieniu do czynności takich jak m.in. świadczenie usług budowlanych i montażowych dostawę energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze.
W przypadku zastosowania takiego uproszczenia wystarczające będzie wystawienia faktury końcowej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi. Konieczne jest jednak wówczas umieszczenie na takiej fakturze dodatkowych danych. Oprócz daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, podatnik będzie zobowiązany do wskazania daty uiszczenia zaliczki/zaliczek (jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury) [art. 106e ust. 1a].
Numery identyfikujące faktury zaliczkowe w KSeF na fakturach końcowych
Zgodnie z dotychczasowymi przepisami, na fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi konieczne było umieszczenie numerów faktur zaliczkowych, wystawianych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Analogiczne zasady obowiązywały w przypadku, gdy wystawianych było kilka faktur zaliczkowych, obejmujących łącznie całą zapłatę. Wówczas na ostatniej z faktury zaliczkowych należało umieścić numery wcześniejszych faktur zaliczkowych.
Od 1 września 2023 r. przepis ten dostosowano do funkcjonowania KSeF. Zgodnie z jego nowym brzmieniem, na fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wskazuje się numer identyfikujący faktury zaliczkowe w KSeF, a jeśli faktury zaliczkowe zostały wystawione poza KSeF, wówczas numery tych faktur. Analogiczna zmiana została wprowadzona do przepisów dotyczących elementów obowiązkowej ostatniej z faktur zaliczkowych, gdy łącznie obejmują one całą zapłatę, tj. na ostatniej z faktur zaliczkowych należy umieścić numery identyfikujące poprzednie faktury w KSeF, a w przypadku innych faktur numery poprzednich faktur [art. 106f ust. 3 i 4 VATU].
Numery identyfikujące faktury korygowane na fakturach korygujących
W ramach omawianej nowelizacji dostosowano także przepis, dotyczący elementów obowiązkowych faktur korygujących. Zgodnie z jego nowym brzmieniem faktury korygujące powinny zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca (przepis ten będzie mieć także zastosowanie do faktur korygujących wystawianych od 1 września 2023 r., gdy dotyczą faktur wystawionych przed tym dniem), z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący – w Krajowym Systemie e-Faktur [art. 106j. ust. 2 pkt 2 VATU oraz art. 14 ustawy zmieniającej].
Nowa struktura logiczna – FA(2)
Co więcej 1 września 2023 r. struktura logiczna faktury wystawianej w KSeF FA(1) została zastąpiona przez strukturę logiczną FA(2). Jak poinformowało Ministerstwo Finansów, została ona opracowana w oparciu o opinie przesłane podczas konsultacji podatkowych i postulaty wniesione przez organizacje przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów oraz sektor IT. O najważniejszych zmianach wprowadzonych przez strukturę FA(2) w porównaniu do struktury FA(1), poinformujemy w jednych z następnych artykułów z cyklu: „Wdrażaj KSeF z ENODO”.
[1] Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
